Privacyverklaring

Cortex Studios · versie 1.1 · in werking sinds 02-09-2026

Deze verklaring beschrijft hoe Cortex Studios omgaat met persoonsgegevens. Zij geldt voor deze website, voor het klantportaal en voor het product Cortex Flow.

In het kort

• Cortex Flow werkt lokaal. Je dicteeraudio wordt op je eigen computer omgezet in tekst en verlaat je apparaat niet. Twee functies vormen daarop een uitzondering, en die zet je zelf aan.
• Wij verkopen niets door. Geen advertenties, geen datahandel, geen profielen.
• Geen tracking-cookies. De bezoekstatistieken van deze site werken zonder cookies.
• Blijf je lokaal, dan houden wij alleen tellingen. Aantallen en minuten om je limiet te bewaken, nooit de inhoud.
• Zet je een externe functie aan, dan is dat niet gratis in privacy. Je inhoud gaat dan naar onze verwerkers en staat tot 30 dagen in een technisch logboek. Dat leggen wij hieronder precies uit, want half vertellen is erger dan niet vertellen.

Verwerkingsverantwoordelijke

Cortex Studios (handelsnaam van de eenmanszaak Cortex Studio) KvK 99800551 · BTW-id NL005410975B51 Vestigingsadres: Julianalaan 7, 2481 AX Woubrugge · Kantoor: Markt, Delft Contact: roy.vis@cortexstudios.nl

1. Bezoek aan deze website

De website draait bij Vercel. Bij een bezoek worden technische gegevens verwerkt die nodig zijn om de pagina te kunnen tonen, zoals het IP-adres en het type browser.

Voor bezoekstatistieken gebruiken wij Vercel Web Analytics. Dat is bewust gekozen omdat het zonder cookies werkt en geen individuele bezoekers volgt: er worden geen profielen opgebouwd en er is geen herkenning tussen websites. Daarom tonen wij ook geen cookiebanner. Er staan geen tracking-cookies op deze site.

Lettertypen en scripts worden vanaf onze eigen omgeving geladen. Bij een bezoek aan de openbare pagina's wordt, buiten Vercel, geen externe dienst aangeroepen.

2. Het klantportaal

Voor een account in het portaal verwerken wij:

• je e-mailadres en je weergavenaam;
• je wachtwoord, uitsluitend als versleutelde hashwaarde. Wij kunnen je wachtwoord niet inzien of herstellen;
• gegevens over je sessie, zodat je ingelogd blijft en kunt uitloggen op alle apparaten.

Om je ingelogd te houden plaatst het portaal sessiecookies. Daarnaast plaatst het één functionele cookie die onthoudt binnen welke omgeving je werkt. Beide zijn noodzakelijk om het portaal te laten werken en vragen geen toestemming.

Het portaal valt buiten de bezoekstatistieken uit hoofdstuk 1: paginabezoeken achter de inlog worden niet geteld.

Kaarten in het portaal tonen kaarttegels van CARTO en OpenStreetMap. Bij het laden daarvan ontvangen die partijen je IP-adres, zoals bij elke website die kaarten toont.

3. Cortex Flow

Uitgangspunt: lokaal

Cortex Flow is lokaal-first. Je dicteeraudio, je transcripties en je woordenboek worden op je eigen apparaat verwerkt en verlaten je computer niet. Er zijn twee uitzonderingen, die je zelf per functie uitdrukkelijk aanzet en eenmalig bevestigt.

Twee technische verbindingen staan daar los van en bevatten geen inhoud:

• Bij het eerste gebruik downloadt de app het spraakherkenningsmodel van Hugging Face. Hugging Face ontvangt daarbij je IP-adres. Daarna werkt de herkenning volledig offline.
• De app toont een weerbericht en haalt daarvoor dagelijks een voorspelling op bij Open-Meteo, voor een vaste locatie (Delft), niet voor jouw locatie. Open-Meteo ontvangt daarbij je IP-adres.

Uitzondering 1: samenvatting bij Opnames

Gebruik je Opnames, dan blijft de audio lokaal, maar gaat de transcript-tekst voor het maken van de samenvatting via een route van Cortex Studios naar een externe taalmodel-dienst. Gebruik je Opnames niet, dan gebeurt dit niet.

Uitzondering 2: dicteren via de API

Bij dicteren kun je sinds versie 0.29.0 kiezen voor transcriptie via de API in plaats van lokaal. Deze optie staat standaard uit. Kies je hiervoor, dan wordt je dicteeraudio via een route van Cortex Studios naar OpenAI gestuurd om te worden omgezet in tekst. Alleen in dat geval verlaat je dicteeraudio je apparaat. De app valt bij een storing automatisch terug op lokale transcriptie. Zolang je op "Lokaal" staat, wordt bij dicteren niets verzonden.

Voor beide routes geldt: wij hebben het delen van invoer en uitvoer met OpenAI voor modeltraining uitgezet.

Licentie en apparaten

Om je licentie te beheren verwerken wij je tier en status, een technische apparaat-identificatie, de door jou gekozen apparaatnaam, en het tijdstip van laatste activiteit. Zo weten wij op hoeveel apparaten je licentie in gebruik is.

Gebruikstotalen

Om limieten te bewaken houden wij per apparaat aantallen en seconden bij: hoeveel je hebt gedicteerd en opgenomen, binnen welk tijdvak. Nooit de inhoud van je dictaten of opnames. Deze totalen zijn aan je account en apparaat gekoppeld, zodat wij per licentie de limiet kunnen bewaken en misbruik kunnen herkennen. Ze worden bij elke licentiecontrole meegestuurd en zijn niet apart uit te schakelen.

Downloads

Bij het downloaden van de app leggen wij vast wanneer dat gebeurde, welke browser is gebruikt, en een geanonimiseerd IP-adres: van een IPv4-adres bewaren wij alleen het netwerkdeel (bijvoorbeeld 192.0.2.0/24), van een IPv6-adres alleen het eerste deel. Het volledige adres wordt niet opgeslagen.

Feedback

Stuur je feedback vanuit de app, dan ontvangen wij je bericht, technische diagnostiek, het versienummer en het kanaal. Je kunt daar zelf optioneel een screenshot aan toevoegen. Voeg je er een toe, dan bepaal jij wat daarop te zien is; kies dus geen scherm met gegevens die je niet wilt delen.

Crashrapporten (voorbereid, staat uit)

De app bevat een voorziening voor crashrapporten naar een foutmonitoring (Sentry, EU-regio). Die staat op dit moment uit: er worden geen crashrapporten verstuurd. Zetten wij dit aan, dan kondigen wij dat vooraf aan en geldt het volgende.

Loopt de app vast, dan verstuurt Cortex Flow een technisch crashrapport naar de foutmonitoring. Zo'n rapport bevat uitsluitend technische gegevens: het fouttype, de plek in de programmacode, de app-versie en het besturingssysteem. Het bevat nooit gedicteerde tekst, audio, samenvattingen, woordenboek-inhoud, e-mailadressen of wachtwoorden. Foutmeldingen met vrije tekst worden vóór verzending automatisch verwijderd, en lokale variabelen worden niet meegestuurd omdat die transcript-tekst zouden kunnen bevatten. Daarnaast wordt per app-sessie bijgehouden of die zonder crash verliep, zonder inhoudelijke gegevens. Je kunt dit uitzetten in Instellingen onder "Crashrapporten delen"; de app werkt dan onverminderd.

4. Verwerkers

Wij schakelen de volgende partijen in. Met elk van hen geldt een verwerkersovereenkomst; voor Sentry wordt die gesloten vóórdat de crashrapportage wordt aangezet.

Daarnaast ontvangen enkele partijen alleen technische gegevens (je IP-adres en het type browser of app) doordat je apparaat iets bij hen ophaalt. Zij verwerken die gegevens onder hun eigen voorwaarden; wij sturen hun niets over jou toe.

Met n8n is een verwerkersovereenkomst gesloten die de verplichte clausules uit artikel 28 van de AVG bevat, inclusief de standaardcontractbepalingen. Voor OpenAI geldt het Data Processing Addendum, dat integraal deel uitmaakt van de overeenkomst met OpenAI; voor doorgifte buiten de EU gelden de standaardcontractbepalingen (SCC's) uit dat addendum.

Wijzigingen in deze lijst kondigen wij vooraf aan.

5. Doeleinden en grondslag

De functies waarbij inhoud je apparaat verlaat, zet je zelf aan en bevestig je eenmalig. Je kunt die keuze op elk moment terugdraaien in de app; daarna wordt er niets meer verzonden.

6. Bewaartermijnen

• Lokale gegevens (historie, opnames, woordenboek) staan op je eigen apparaat en beheer je zelf. De bewaartermijn is instelbaar in de app.
• Account- en licentiegegevens bewaren wij zolang je een account hebt, en daarna zolang dat wettelijk vereist is.
• Administratieve gegevens bewaren wij zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Crashrapporten en gebruikstotalen bewaren wij niet langer dan nodig voor het doel.

Inhoud bij de externe routes: tot 30 dagen

Gebruik je een functie die inhoud naar buiten stuurt (dicteren via de API, of de samenvatting bij Opnames), dan loopt die inhoud via onze workflow-omgeving bij n8n. Die omgeving legt van elke uitvoering een technisch logboek aan, en daar staat de inhoud van die uitvoering in: bij dicteren via de API je dicteeraudio, bij Opnames de transcript-tekst. Wij gebruiken dat logboek om storingen te vinden en op te lossen.

Deze logboeken worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Binnen die periode is de inhoud dus aanwezig bij n8n, onze verwerker binnen de EU, onder de met hen gesloten verwerkersovereenkomst. Wij bewaren deze inhoud niet in een eigen database en gebruiken hem niet voor andere doeleinden.

Zolang je deze functies niet aanzet, gebeurt dit niet: dan verlaat je inhoud je apparaat niet en is er dus ook geen logboek. Wil je dat inhoud eerder wordt verwijderd, neem dan contact op.

7. Doorgifte buiten de EU

Onze hosting, database en workflow-routes staan in de EU. Zet je de externe transcriptie- of samenvattingsfunctie aan, dan is de contractspartij OpenAI Ireland Ltd., een EU-entiteit, maar kan de verwerking mede buiten de EU plaatsvinden. Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen uit OpenAI's addendum als doorgiftemechanisme.

8. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Neem daarvoor contact op via roy.vis@cortexstudios.nl. Je krijgt binnen een maand antwoord.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: verkeer loopt versleuteld over TLS, wachtwoorden worden alleen als hashwaarde opgeslagen, toegang tot gegevens is beperkt tot wat nodig is, en de architectuur is bewust lokaal-first zodat inhoud in de regel je apparaat niet verlaat.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Wezenlijke wijzigingen kondigen wij vooraf aan. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

Contact

Cortex Studios · Julianalaan 7, 2481 AX Woubrugge (kantoor: Markt, Delft) · roy.vis@cortexstudios.nl · KvK 99800551